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No fim tudo dá certo

 

Glória Kalil escreveu certa vez que "um evento pode ser uma alegria para sempre ou um tormento inesquecível. Depende de quem o organiza". Obter conhecimento e boas habilidades pessoais e profissionais é necessário para coordenar tudo com perfeição e gerar confiança nos anfitriões.

Um bom organizador de eventos é aquele ser mágico que chega para dar soluções. Ele vê os obstáculos como oportunidades para se superar e surpreender; nunca perde a calma, e sobre tudo, nunca desaparece nas horas de aperto.

No mesmo texto, Glória descreve o organizador de eventos como um “misto de anjo da guarda com psicanalista com comandante-em-chefe de uma operação militar”. Acrescenta ainda: “ele sabe quem convidar (e quem não convidar), consegue juntar duas ou duas mil pessoas com a mesma facilidade, sabe onde achar gelo ao amanhecer e sabe servir um café da manhã às três da tarde com a mesma fleuma. Costuma também ter aspirina, curativo e um lenço de linho limpinho no bolso para qualquer emergência”.

De acordo com Sérgio Zobaran em seu livro “Evento é Assim Mesmo!”, existem três aspectos principais que regem um evento: o conceito, os objetivos e o público. O conceito é indispensável, o princípio de tudo. Todos concordam que para realizar um bom evento deve-se ter em mente o conceito que o rege, ou seja, o que estamos fazendo e para quem. O objetivo é outro aspecto fundamental. Que mensagem queremos transmitir, ou o que queremos dividir com os convidados? Esse objetivo pode não estar claro durante o evento, mas ele sempre estará lá, mesmo que camuflado, por decisão dos idealizadores. É o objetivo que nos orienta na organização de um evento. Quanto ao público, podemos encontrar uma gama enorme de possibilidades. A um vernissage de uma exposição individual de um artista contemporâneo, ou a uma noite de autógrafos, normalmente comparecem os amigos – a menos que o artista já seja notório e conhecido; nesse caso, incluem-se a imprensa especializada e a crítica. Em se tratando do público, em alguns casos, até os “penetras” são importantes no processo, pois, no mínimo, nos sinalizam se o evento foi ou não bem divulgado.

O sucesso de um evento depende inicialmente de dois fatores: o que se faz, objetivo; e para quem, o público. Daí vem todas as outras conseqüências dessa escolha, como: cenário, fornecedores, equipe de produção, comida e bebida, dentre muitos outros detalhes.

Enfim, a idéia que temos de um organizador de eventos é que seja, no mínimo, organizado; atento ao que há de novo, ou mesmo, inovador; alguém que conheça bastantes pessoas e saiba onde encontrá-las; aquele que tem vários gostos e todos apurados.